7 Dokumen Penting Sebagai Syarat Legalitas Perusahaan di Indonesia

Dalam membangun perusahaan resmi, ada beberapa tahapan yang harus disiapkan. Diantaranya modal perusahaan sebagai fondasi pembangunan perusahaan, tim yang akan memanajemen setiap divisi, persiapan akan ketersediaan barang/jasa yang akan diperdagangkan serta tak lupa dokumen legalitas perusahaan.

Bagaimanapun jenis dan ukuran perusahaan, setiap perusahaan wajib memenuhi dokumen sebagai syarat administratif atau surat izin agar perusahaan terdaftar secara sah sebagai badan usaha di Indonesia.

Perlu diketahui bahwa mengurus surat legalitas perusahaan juga dapat mendatangkan berbagai keuntungan. Diantaranya: Mendapatkan payung hukum dari pemerintah, Mendapatkan kepercayaan dari mitra, konsumen atau client yang ingin bekerjasama atau membeli suatu produk atau jasa.

Berikut adalah daftar dokumen utama yang harus dilengkapi oleh pelaku usaha sebagai syarat legalitas perusahaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia :

1. Akta Pendirian Perusahaan

Sebelum memutuskan untuk membangun sebuah badan usaha, setiap pengusaha paling tidak harus memahami dokumen izin sebagai syarat fundamental pendirian sebuah badan usaha. Salah satunya adalah Akta Perusahaan. 

Akta pendirian perusahaan merupakan dokumen yang berisi informasi penting perusahaan seperti : nama perusahaan, susunan pengurus, jenis usaha yang dijalankan, kedudukan badan usaha, hak & kewajiban para pelaku usaha maupun penanam modal, hingga modal awal saat perusahaan berdiri. Sederhananya, Akta Perusahaan adalah bukti sah yang dapat mengesahkan suatu perusahaan di mata hukum Indonesia.

Sebenarnya, Akta Perusahaan ini sifatnya wajib dimiliki oleh badan usaha kecil maupun besar. Namun, Akta Perusahaan lebih wajib dimiliki oleh setiap badan usaha yang memiliki hubungan dengan instansi pemerintah atau badan usaha besar yang sudah berstatus legal.

Sehingga dengan kata lain, penting atau tidaknya pembuatan Akta Perusahaan tergantung pada kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. Biasanya untuk jenis badan usaha mikro yang tidak memiliki hubungan dengan lembaga pemerintah, kepemilikan Akta Perusahaan bisa dibilang tidak terlalu urgent.

Namun, untuk perusahaan berskala besar dengan tingkat produktivitas tinggi, mengurus akta pendirian badan usaha menjadi salah satu syarat wajib. Kepemilikan Akta Perusahaan ini juga sebagai syarat awal mengurus izin legalitas perusahaan lainnya. 

Adapun fungsi dari pembuatan Akta Perusahaan tersebut antara lain:

-Menunjukkan profesionalitas perusahaan secara legal di mata hukum

-Menunjukkan kejelasan status tentang kepemilikan suatu perusahaan

-Syarat awal untuk pembuatan dokumen perizinan lain seperti SIUP dan TDP

-Memberikan kesempatan yang lebih besar bagi pemilik usaha untuk membangun kerjasama dengan badan usaha atau instansi-instansi lain

-Memudahkan perusahaan untuk berkomunikasi dengan pemerintah guna mendapatkan dukungan baik secara material maupun promosi jika diperlukan

-Agar perusahaan mendapatkan perlindungan dari hukum di Indonesia jika suatu saat ada masalah yang tidak diinginkan.

2. NPWP Badan Usaha

Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) merupakan sarana administrasi perpajakan, identitas wajib pajak yang bisa digunakan untuk mengajukan pelayanan umum lainnya, contohnya mengajukan pinjaman ke bank dan masih banyak lagi. Setelah memiliki NPWP, perusahaan dapat melaksanakan hak dan kewajiban pajak secara sah di Indonesia. 

Kategori Wajib Pajak Badan Usaha yang sudah harus memiliki NPWP Badan Usaha adalah:

√ Wajib Pajak Badan Usaha yang memiliki kewajiban perpajakan sebagai pembayar, pemotong dan atau pemungut pajak sesuai perundang-undangan perpajakan di Indonesia. Contohnya yakni Bentuk Usaha Tetap (BUT) dan kontraktor dan atau operator di bidang usaha hulu minyak dan gas bumi.

√ Wajib Pajak Badan yang hanya memiliki kewajiban perpajakan sebagai pemotong dan atau pemungut pajak sesuai peraturan perundang-undangan perpajakan di Indonesia. Wajib Pajak Badan yang masuk kategori ini termasuk bentuk kerjasama operasi (Joint Operation).

Ada beberapa keuntungan mengurus NPWP Badan Usaha, diantaranya:

- Menghindari Sanksi Pidana

Menurut Undang-Undang No. 28 Tahun 2007 pasal 39 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (UU KUP), memiliki NPWP merupakan kewajiban bagi warga yang memenuhi persyaratan subyektif dan obyektif.

Bagi wajib pajak yang tidak memenuhi kewajiban ini, akan terancam pidana penjara paling singkat 6 bulan dan paling lama 6 tahun.

- Sebagai Syarat Pengajuan dalam Pembuatan SIUP

SIUP merupakan surat izin berdirinya suatu usaha, sehingga usaha tersebut diakui dengan sah secara hukum. Dalam hal ini, NPWP Badan Usaha merupakan syarat wajib yang harus dimiliki sebelum mengurus SIUP. 

- Sebagai Patokan Pengenaan Pajak

NPWP Badan Usaha berfungsi sebagai patokan pengenaan pajak sesuai dengan penghasilan dari badan usaha yang bersangkutan. Badan Usaha yang tidak memiliki NPWP Badan bisa dikenakan tarif pajak badan berkali lipat jauh lebih besar daripada yang sudah memiliki NPWP Badan.

- Mengurus Restitusi Pajak

Wajib Pajak Badan yang mengalami salah perhitungan pajak hanya dapat mengurus restitusi untuk mengembalikan kelebihan pembayaran jika memiliki NPWP.

- Syarat Membuat Rekening Koran

Rekening koran erat kaitannya dengan para pelaku bisnis. Rekening koran ibarat buku tabungan bagi pemilik bada usaha yang memuat laporan saldo dan mutasi rekening nasabah.

Untuk membuat rekening koran, Badan Usaha harus punya NPWP Badan terlebih dahulu.

- Pengajuan Kredit Bank

Jika ingin mengajukan kredit atau pinjaman ke Bank sebagai modal usaha, maka Badan Usaha atau Perusahaan harus memiliki NPWP Badan terlebih dahulu. 

3. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)

SIUP merupakan dokumen yang wajib dimiliki oleh perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan jasa dan perdagangan. SIUP dikeluarkan oleh pemerintah daerah sesuai tempat usaha yang anda dirikan.

Berdasarkan modal perusahaan, SIUP dibagi menjadi empat kategori, yakni: SIUP Mikro untuk perusahaan bermodal kurang dari 50 juta, SIUP Kecil bagi perusahaan bermodal 50-500 juta, SIUP Menengah perusahaan bermodal 500 juta-10 miliar, serta SIUP Besar bagi perusahaan bermodal lebih dari 10 miliar.

Dengan memiliki SIUP atau Surat Izin Perdagangan tentunya sangat menguntungkan, banyak perusahaan yang memilikinya. Lalu apa saja keuntungan SIUP Perusahaan. Berikut keuntungannya :

- Karena telah memiliki alat pengesahan yang telah dikeluarkan oleh Pemerintah sehingga kegiatan usaha tidak akan mengalami kendala dalam perizinan

- Dengan mempunyai SIUP kita bisa berkesempatan mengikuti proyek tender/lelang pengadaan barang di lingkungan instansi pemerintah dan swasta

- Dengan memiliki SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) anda dapat memperlancar perdagangan ekspor dan impor.

4. Surat Izin Tempat Usaha (SITU)

Surat Izin Tempat Usaha SITU adalah dokumen yang harus dimiliki oleh pemilik usaha perorangan, badan usaha, maupun perusahaan yang didirikan secara kelompok. 

Fungsi mengurus SITU yakni sebagai bukti keabsahan tempat usaha agar tidak dianggap melanggar ketentuan tata ruang wilayah setempat. Selain itu, SITU juga dapat mempermudah perusahaan dalam mengurus penanaman modal.

5. Surat Izin Usaha Industri (SIUI)

Bagi pengusaha atau perusahaan yang memiliki modal sejumlah 5 sampai 200 juta rupiah wajib memiliki SIUI sebagai salah satu bentuk pemenuhan dokumen legalitas usaha.

Bagi usaha mikro, kecil, dan menengah, pembuatan SIUI dapat diajukan ke Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Daerah Tingkat II Kabupaten atau Kota. Sedangkan bagi perusahaan berskala besar harus mengajukan perizinannya ke Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Tingkat I yang berada di satuan provinsi atau BKPM.

6. Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP)

SDKP adalah dokumen yang menjadi identitas perusahaan yang meliputi keterangan domisili beserta hak dan kewajibannya di mata hukum. Dokumen ini dapat diurus dan diajukan setelah perusahaan memperoleh akta pendirian.

SDKP dikeluarkan oleh kantor kelurahan atau kantor kepala desa setempat. Surat ini nantinya akan berkaitan erat dengan berbagai ketentuan seperti tata tertib dan pemberlakuan pajak mengikuti peraturan pemerintah daerah sesuai domisili masing-masing perusahaan.

7. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)

Tanda Daftar Perusahaan (TDP) adalah dokumen yang wajib diurus oleh usaha berbadan hukum seperti PT, CV, atau Firma sebagai tanda bukti bahwa perusahaan anda sudah terdaftar.

TDP diajukan oleh pihak perusahaan untuk kemudian disahkan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham).

Itulah tujuh dokumen penting yang perlu dilengkapi sebagai syarat mengurus izin legalitas perusahaan. Dengan mengurus legalitas perusahaan, maka hukum akan melindungi perusahaan Anda dari penyalahgunaan pihak yang tidak bertanggung jawab. Selain itu legalitas perusahaan juga dapat menambah kredibilitas guna meningkatkan loyalitas pelanggan.

Jika Anda kesulitan mengurus serangkaian dokumen perizinan tersebut, DGSLink siap membantu mengurus keperluan perizinan perusahaan Anda dengan cepat dan profesional. Hubungi tim kami untuk konsultasi lebih lanjut.